Penulispro.id | JONO, pendiri dan CEO sebuah perusahaan digital, sedang bersuka cita. Tahun ini pada bulan Juli, perusahaan rintisannya genap berusia lima tahun. Ia sedang memikirkan perayaan bukan sekadar perayaan biasa. Namun, harus ada sesuatu yang berkesan. Ia pun memanggil beberapa eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan apa yang menjadi tanda peringatan lustrum perusahaan itu.
Satu orang mengusulkan perlu dibuat logo yang unik. Seorang lagi mengusulkan perlu membuat tema peringatan. Lalu, seorang lagi mengusulkan: “Kita perlu menerbitkan buku, Pak!”
“Nah, itu dia,” kata Jono, “saya juga memikirkan soal terbit buku.”
Tradisi menerbitkan buku korporat atau buku organisasi dalam momentum HUT organisasi/korporat sudah lazim dilakukan, terutama oleh perusahaan-perusahaan besar. Namun, bukan berarti perusahaan level UMKM tidak layak menerbitkan. Sebuah perjalanan, termasuk pencapaian-pencapaian organisasi/korporat, layak dibukukan sebagai sebuah legasi, apa pun organasasinya. Ia merupakan wujud transformasi tacit knowledge menjadi explicit knowledge.
Sayangnya, masih banyak organisasi/korporat belum berpikir seperti Jono, membukukan perjalanan perusahaannya. Umumnya ada yang masih meragu tentang kepentingan membukukan sejarah korporat atau praktik manajemen organisasi mereka. Beberapa pendiri atau CEO bersikap rendah hati sehingga merasa menerbitkan buku itu seperti “pamer” pencapaian. Beberapa lain khawatir dengan rahasia dapur perusahaan mereka. Padahal, penulisan dan penerbitan buku korporat itu soal strategi penyajian dan pengemasan. Tidak harus sebuah pencapaian disajikan sebagai pamer kesuksesan dan tidak harus pula sebuah sajian praktik manajemen mengumbar rahasia perusahaan.
Padahal, dokumentasi itu sangat penting, bukan hanya sebagai legasi untuk generasi penerus, melainkan juga bagian dari manajemen pengetahuan perusahaan yang dapat dijadikan sebagai pembelajaran dari masa ke masa.
Beberapa perusahaan malah telah mencapai tahun emas (jubileum emas) tanpa buku sama sekali. Sebaliknya, ada organisasi/korporat yang telah menabung kenangan itu dengan penerbitan buku korporat sejak dini. Misalnya, merayakan lima tahun perusahaan dengan menerbitkan buku.
Momentum Penting HUT Korporat
Berikut beberapa momentum perayaan HUT organisasi/korporat yang dapat dibukukan:
| Usia | Istilah |
| 5 tahun | Lustrum |
| 10 tahun | Dasawarsa / Dekade |
| 15 tahun | Tiga Lustrum |
| 20 tahun | Dua Dasawarsa |
| 25 tahun | Jubileum Perak (Silver Jubilee) |
| 50 tahun | Jubileum Emas (Golden Jubilee) |
| 60 tahun | Berlian/Diamond Jubilee (kadang dipakai) |
| 75 tahun | Jubileum Intan |
| 100 tahun | Seabad/Centennial |
Namun, tabel tersebut tidak selalu menjadi patokan. Sah-sah saja ketika ada organisasi/korporat yang hendak membukukan perjalanan (baru) setahun lembaganya—contoh Danantara yang baru merayakan satu tahun pembentukannya. Ada pula yang membukukan misalnya, 8 tahun (sewindu) perjalanan atau 45 tahun perjalanan. Kebutuhan penerbitan semacam itu—tanpa menggunakan momentum yang lazim—terkadang diperlukan karena ada situasi yang hendak didokumentasikan, misalnya situasi menghadapi krisis atau pandemi seperti Covid-19.
Jika Anda Merencanakan Penerbitan Buku Korporat
Buku korporat mungkin sesuatu yang baru bagi banyak organisasi/perusahaan. Buku korporat biasanya dikaitkan dengan penerbitan korporat (corporate publishing) yang diinisiasi oleh misalnya, corporate secretary atau corporate communication. Penerbitannya dapat dilakukan secara mandiri atau dalam format co-publishing dengan penerbit buku. Inisiatif penerbitan yang berasal dari PR korporat digolongkan sebagai model bottom-up, sedangkan inisiatif yang langsung dari CEO/Direktur disebut model top-down.
Perencanaan penerbitan buku terkait dengan momentum HUT organisasi/perusahaan dapat mencakup materi (1) sejarah organisasi/korporat; (2) praktik manajemen; (3) memoar singkat kepemimipinan; (4) transformasi organisasi/korporat; dan (5) rencana masa mendatang.
Organisasi/korporat perlu menyiapkan bahan-bahan di antaranya berikut ini:
- foto-foto yang terkait dengan momentum sejarah organisasi/korporat;
- artikel yang dimuat di media massa;
- dokumentasi perusahaan berupa legalitas, laporan tahunan, media internal, sertifikat, penghargaan, dan sebagainya;
- tonggak (milestones) organisasi/korporat;
- daftar orang-orang yang perlu diwawancarai;
- business process jika diperlukan;
- roadmap perusahaan lima tahun mendatang (jika ada); dan
- identitas korporat (logo, jargon, visi dan misi, nilai/budaya, dan sebagainya).
Ada dua opsi untuk penulisan naskah buku korporat. Opsi pertama menulis naskah sendiri dengan melibatkan personel internal dari bagian PR organisasi/korporat. Opsi kedua menyerahkannya kepada penulis profesional yang terbiasa menangani buku korporat.
Kendala Teknis Penerbitan Buku Korporat
Beberapa kendala teknis sering muncul dalam penulisan dan penerbitan buku korporat seperti berikut ini:
- penulisan dan penerbitan sangat mepet dari segi waktu karena direncanakan tiga bulan sebelum momentum HUT;
- penyediaan bahan-bahan terkendala karena sulit ditemukan akibat dokumentasi yang buruk;
- pelibatan banyak orang dalam proses penulisan dan penerbitan memunculkan pandangan yang berbeda-beda sehingga dapat menghambat proses penulisan karena sering berubah-ubah;
- pencetakan yang kompleks dengan waktu yang sempit sering kali menyebabkan tidak bertemunya keinginan korporat dan kemungkinan pencetakan; dan
- penyediaan foto-foto tanpa takarir sering kali menyulitkan untuk mengidentifikasi peristiwa, tokoh, dan waktu di dalam foto.
Sebagai perusahaan jasa penerbitan buku-buku korporat, Penulis Profesional Indonesia (Penprin) memberikan solusi dan konsultansi untuk mengantisipasi kendala teknis tersebut. Kunci dari penulisan buku korporat adalah struktur kisah yang disampaikan oleh pendiri dan eksekutif di perusahaan tersebut. Kisah-kisah itu harus sinkron dari segi tokoh-tokoh yang terlibat, konteks perisitwa, waktu, latar tempat, latar suasana, dan pesan yang tersurat maupun tersirat.
***
Kami mendorong organisasi/korporat untuk membukukan perjalanan sejarah dan pencapaian-pencapaian. Penprin siap bekerja sama dalam format co-publishing atau bentuk lain dengan penyediaan layanan menyeluruh:
- penulisan;
- penyuntingan;
- penerjemahan;
- penerbitan ber-ISBN; dan
- pencetakan.