Cimahi, PenulisPro.id | Bermacam organisasi berkepentingan menerbitkan buku. Organisasi pemerintah termasuk yang kerap menerbitkan buku organisasi. Sayang kajian tentang publisitas berbentuk buku organisasi/buku korporat di dalam ilmu kehumasan (public relations) jarang dibahas secara mendetail.
Buku organisasi termasuk objek dalam industri penulisan yang dapat disiapkan oleh penulis profesional. Penulisan buku seperti ini biasanya ditekuni oleh para jurnalis. Alasannya PR organisasi berpikiran bahwa jurnalislah yang paling tepat menulis buku semacam ini atau karena PR telah membina hubungan dalam konteks relasi media dengan para jurnalis. Meskipun demikian, para penulis nonjurnalis pun kerap dilibatkan dalam penulisan buku organisasi.
Buku organisasi dirancang dengan berbagai tujuan, di antaranya tujuan pemberian informasi, penguatan identitas, citra dan reputasi organisasi, pembelajaran, pelaporan, penjenamaan, dan peringatan momentum (terutama terkait ulang tahun organisasi). Secara umum di organisasi seperti pemerintah, penyusunan buku menjadi tugas dari humas pemerintah. Adapun di perusahaan kerap menjadi tugas komunikasi korporat atau sekretaris perusahaan. Mereka paling berkepentingan terhadap publisitas.
Penyusunan dan penerbitan buku organisasi tentu memerlukan perencanaan yang matang. Berikut ini lima perencanaan buku organisasi yang dapat Anda cermati.
1. Merencanakan Judul
Biasanya yang dipikirkan klien kali pertama adalah judul apa yang tepat. Saya menyoroti banyak buku organisasi dan bahkan buku korporat yang terkesan berjudul lebai. Namun, itulah mungkin kelaziman dengan coba menyajikan judul buku menggunakan kata-kata puitis meskipun terkesan klise. Dalam hal ini seorang penulis harus mampu paling tidak mengajukan 2–3 judul pilihan. Gunakan selalu induk judul (judul utama) dan anak judul (subjudul) agar Anda lebih leluasa menggunakan kata-kata. Judul semestinya dapat diajukan belakangan, tetapi dalam konteks buku organisasi, sering kali judul diminta sejak awal.
2. Merencanakan Kerangka Sistematika dan Isi
Ini hal yang paling penting. Apa yang hendak disampaikan oleh sebuah organisasi? Penulis harus menentukan pola apa yang paling tepat diterapkan ke dalam sebuah buku. Ada tiga pola dalam penulisan buku, yaitu pola hierarkis, pola prosedural, dan pola klaster (butiran). Pola hierarkis dapat digunakan untuk buku-buku yang berkonten pelaporan, pembelajarn, dan peringatan momentum (kronologis). Adapun pola prosedural dapat digunakan pada buku-buku pedoman/petunjuk. Pola klaster sering digunakan pada buku-buku berbentuk kumpulan tulisan atau seperti prosopografi (biografi kolektif).
Isi atau materi buku didiskusikan dengan klien organisasi untuk memenuhi ekspektasi mereka terhadap publisitas buku. Ingatlah bahwa buku dibagi atas bab sehingga kerangka buku dibuat berdasarkan bab hingga paling tidak subbab. Bobot antarbab dapat dibuat setara atau tidak setara. Perhatikan contoh berikut ini.
3. Merencanakan Pengumpulan Data
Hal penting lain dari penyusunan sebuah buku organisasi ialah bagaimana data dapat dikumpulkan oleh penulis. Banyak organisasi yang mengalami krisis data karena buruknya pendokumentasian sehingga data-data masa lalu sering kali tidak tersedia. Penulis harus mengusahakan data dari berbagai sumber, termasuk melakukan observasi lapangan dan wawancara. Data berupa foto-foto dan gambar juga sangat penting untuk menguatkan isi melalui visualisasi.
Saya selalu memastikan ketersediaan data ini kepada klien karena berpengaruh terhadap waktu atau bingkai masa pengerjaan buku. Data terdiri atas data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang dapat diperoleh langsung pada klien atau narasumber organisasi (di antaranya kebijakan organisasi, laporan tahunan, hasil wawancara, dan foto-foto). Data sekunder merupakan data dari sumber kedua, seperti buku-buku dan berita organisasi di media arus utama.
4. Merencanakan Bingkai Masa
Bingkai masa terkait dengan tenggat dan momentum penerbitan sekaligus peluncuran buku. Sering kali buku organisasi dikerjakan dalam waktu yang relatif singkat. Idealnya pengerjaan lazimnya enam bulan, tetapi kerap juga diminta tiga bulan atau kurang dari itu. Bingkai masa dapat disusun dengan pembagian kerja berikut ini:
- pengumpulan data dan sumber penulisan;
- pelaksanaan wawancara narasumber;
- penulisan draf;
- penyuntingan draf;
- pendesainan buku; dan
- finalisasi berupa penyiapan dumi.
Lakukan penghitungan mundur waktu tersisa dari tenggat (deadline) yang ditetapkan. Pertimbangkan soal ketersediaan waktu, kecepatan Anda menulis, dan ketersediaan data primer untuk penulisan Anda. Pertimbangan lain adalah tingkat kesulitan penulisan.
5. Merencanakan Spesifikasi Buku
Spesifikasi buku juga perlu ditentukan di awal untuk menimbang ketebalan naskah dan format desain. Hal ini berhubungan dengan produksi buku, baik secara cetak maupun digital. Jika klien tidak ada masalah dengan biaya produksi (bujet tidak terbatas atau leluasa), tentu spesifikasi buku dapat lebih bebas ditentukan. Namun, jika klien memiliki bujet terbatas, spesifikasi buku harus menyesuaikan.
6. Merencanakan Proposal Penulisan
Penting bagi Anda untuk mengajukan proposal penulisan, terutama terkait biaya jasa. Banyak penulis pendatang baru di industri penulisan ini yang ragu-ragu mengajukan biaya. Patokan sebenarnya adalah seberapa banyak waktu yang Anda alokasikan untuk penulisan buku ini dan seberapa besar pengetahuan dan keterampilan yang Anda curahkan untuk pekerjaan ini. Anda dapat menetapkan biaya per halaman atau per proyek penulisan.
Klasifikasikan biaya terdiri atas biaya penulisan, penyuntingan, pendesainan, dan pencetakan (apabila klien juga menginginkan layanan pencetakan sekaligus). Untuk itu, Anda harus bekerja sama dengan desainer buku dan percetakan.
***
Demikian keenam langkah merencanakan buku organisasi bagi para penulis profesional. Penulisan buku organisasi itu ibarat laut biru yang dapat Anda renangi atau arungi. Selamat mencoba!